Yalın üretimin yararlarını hissedilir şekilde elde etmek için, yalın üretim sisteminin yaşam tarzı haline gelmesi gerekiyor. Firma kültürünün bu yönde gelişmesi, değişmesi ve çalışanların büyük kısmı tarafından özümsenmesi gerekiyor. Ne yazık ki insanların değişmesinden söz ettiğimiz için bizi oldukça zor bir süreç beklemektedir. İşletme içinde standartlaşma az olduğundan ve neredeyse her çalışan kendi çalışma düzenini geliştirdiğinden değişime karşı direnç oluşturmaktadır. Bu direnç işletme seviyesinden yönetim kademesine gittikçe daha da artmaktadır. Bunun temel sebebi azda olsa mavi yakalıların talimatlar doğrultusunda çalışmaya alışmış olmalarıdır. Yeni talimatlar onlara yeni bir yön çizdiğinden değişim daha kolay sağlanabilmektedir.
Asıl zorluk beyaz yaka kısmında ortaya çıkmaktadır. Onların talimatlar doğrultusunda çalışma gibi bir alışkanlıkları ya hiç yoktur veya mavi yakaya göre çok çok azdır. Böylece tüm değişime ve gelişmeye karşı çıkmak üzere kurulmuş birer yay gibi davranmak olağan bir durum olarak ortaya çıkmaktadır. Birçok firma bu durumu göz ardı ederek doğrudan mavi yaka seviyesinde değişime başladığından oldukça zor ve sancılı bir dönüşüm süreci geçirmektedir.
Direnç türleri
"Bizimle birlikte çalışsanız siz de anlayacaksınız ki, bizde her şey çok farklıdır." Bu söyleme o kadar çok duydum ki inanamazsınız. Hemen hemen her firma, hatta firma içindeki her bir bölüm kendi ürünleri ve kendi işleri için bunu dile getiriyor. Aslına bakarsanız ben bir birine tıpatıp benzeyen hiçbir firma görmedim. Her biri diğerinden oldukça farklı, anca bu farklılıkların yalın üretim tekniklerinin uygulanması ile hiçbir alakası yok. Sorunlar ve çözümleri tamamen aynı.
"Bizde ürün çeşitliliği çok fazla", söylemi duyduğum ikinci önemli direnç çeşididir. Bazen o kadar yüksek direnç haline gelmektedir ki, çalışan -beyaz yaka olsun, mavi yaka olsun -, işin olabileceğini ancak yalnız ve yalnız kendi bildiği gibi çalışır ve hiçbir kurala uymazsa işin olabileceğini iddia etmektedir. Burada size bir müşterimden bahsetmek istiyorum. Bu müşterim test sistemleri üretmektedir. Ürettikleri hemen her ürün tamamen baştan tasarlanmakta ve talaşlı imalat sonrası montajı ve testi yapılarak teslim edilmektedir. Bu firma da bile işlerin 50-70% 'i standart hale getirilebilmiştir. Ürün çeşitliliği hiçbir engel teşkil etmez. Kaldı ki yalın üretim sistemi zaten bu çeşitliliğin kolay yönetilmesi için geliştirilmiş bir sistemdir.
"Ben on yıldır bu işi bu şekilde yapıyorum." Önemli bir kesim de bu direnci göstermektedir. Yıllarca işini aynı şekilde yapanlar ve bu konuda büyük tecrübe edindiğini düşünenler bu direnci göstermeye daha çok eğilim göstermektedirler. Direnç göstermelerinin temel nedeni yönetim ile olan ilişkileridir. Özellikle mavi yaka ustabaşı olanlar, uzun yıllardır işletmede çalışanlar ve yönetimle doğrudan iletişim kuranlar bu direnci ortaya çıkarmaktadır. Aslında firmanın gelişmesi, maliyetlerin iyileşmesi önünde engel oluştururlar. Bu tür insanların temel sıkıntıları ve yılladır aynı şekilde çalışmalarının nedeni, kendilerini geliştirememiş olmalarıdır. Bunun için onlara fırsat tanımak ve gelişmeleri için destek olmak gerekir. Gelişmelerini sağladıktan sonra hiyerarşiye dahil etmek sorunu ortadan kaldıracaktır.
"Yapmışken en iyisini yapalım" direnci, kırılması en güç dirençlerden biridir. Temel olarak beyaz yaka veya yönetim kademesinde oraya çıkar. Temel yöntem değişimi "en iyisini yapmak iddiası" ile belirsiz bir zamana ötelemektir. Bunun için çalışan başlangıçta çok istekli görünerek çalışmalarda aktif rol alır ve giderek yapılanların yetersiz olduğu ve çalışmaların daha iyi yapılabileceği öner sürer. Yapılacak çalışmanın daha sonra daha iyisinin yapılacağını dile getirir ve çalışma ötelenir. Dikkat edilecek bir konu "daha iyisi" ile ifade edilen fikir hiçbir zaman somut olarak ortaya çıkmaz, sürekli yetersizlikten bahsedilir. Ne yazık ki üst yönetim oluşacak maliyet kaygısıyla çalışanların bu tür dirençlerini algılamakta güçlük çekmektedir. Daha iyisi beklentisi ile değişim ve iyileşme yerine israfa para ödemeye devam etmektedirler. Bu direnci kırmanın temel yolu negatif eleştiri yolunu mümkün olduğu kadar tıkamaktır. Böylece pozitif düşünme alışkanlığı yaygınlaşacak ve çalışma ortamına huzur ve üretkenlik hakim olacaktır.
İletişimin iyileştirilmesi
Firma çalışanlarının temel sorunlarından birisi ise, -özellikle beyaz yaka grubunda-, gelecek kaygısıdır. Değişimin algılanması çalışanlar için "eleman azaltma" şeklinde olduğundan tamamı bu kaygı ile karşı karşıya kalmaktadır. Bu duruma karşı geliştirilen en kolay savunma değişimi baltalamak olarak ortaya çıkmaktadır. Bu savunma mekanizmasını ortadan kaldırmak oldukça zordur. En iyi oluşmasını önlemeye çalışmaktır. Bunun için iletişimin güçlendirilmesi, çalışanların gelecek ile ilgili planlara erişiminin sağlanması gerekmektedir. Yeni ortaya atılan bir teori çalışanların da bir müşteri olarak değerlendirilmesidir. Yani çalışanlar artık memnun edilmesi gereken bir müşteridir. Tabii ki memnuniyet konuları diğer müşterilere göre farklılık gösterecektir. Örneğin çalışma ortamının değerlendirilmesi, çalışma arkadaşları ile olan ilişkiler, gelecek hakkındaki beklentileri vb. konular birer memnuniyet konusu olarak ele alınabilir.
Çalışanların bu sorunlarına eğilen bir yönetim sistemi değişikliği sistemin iyileştirilmesi konusunda karşımıza çıkacak direnci azaltmada oldukça yararlı olacaktır. Çalışanların daha iyi koşullarda çalışmasını sağlamak, stresi azaltmak sisteme karşı olan isteksizliklerini azaltacaktır. Bunun için sistemin onlara neler getireceğini iyi anlatmak ve onlara doğru verileri iletmek gereklidir.
Kaynak: http://www.leanacademy.com.tr/
